Strategické cíle Magistrátu města Chomutova

Vize a poslání Magistrátu města Chomutova

Motto:

„Úřad je „firmou“, u které má zákazník své služby předplacené. Oprávněně proto očekává zhodnocení svých peněz v přidané hodnotě, kterou mu může poskytnout pouze úředník svým trvale profesionálním přístupem.“

Zpracoval: Ing. Sojka Theodor, tajemník Magistrátu města Chomutova
Datum: Říjen 2004 (aktualizováno: říjen 2006)
Zpracováno: Jako úkol č. 1 akčního plánu projektu CAF

Úvod

Tento úvod včetně motta stanovuje vizi a poslání Magistrátu města Chomutova v podmínkách přechodu z hierarchického řízení úřadu na procesní řízení. V další části tohoto dokumentu je popsáno naplnění této vize v podmínkách Magistrátu města Chomutova. Je to první krok procesně orientovaného managementu, kdy lze na všechny procesy aplikovat nástroj známý jako „Plánuj – Dělej – Kontroluj – Jednej“ (PDCA).

Plánuj: stanov cíle a procesy nezbytné k dosažení výsledků v souladu s požadavky zákazníka a s politikou organizace.

Dělej: uplatňuj procesy.

Kontroluj: monitoruj a měř procesy a produkty ve vztahu k politice, cílům a požadavkům na produkt a podávej zprávy o výsledcích.

Jednej: prováděj opatření pro neustálé zlepšování výkonnosti procesu.

Procesní řízení bylo již nastaveno snížením počtu vedoucích úředníků a popisem dílčích procesů zakotvených ve vnitřních řídících dokumentech úřadu. Naplňování vizea poslání úřadu je však potřeba založit na klíčových procesech našeho úřadu. První, kdo tyto procesy navrhnul, byl tým pracující na sebehodnotící zprávě v rámci implementace projektu CAF (Common Assessment Framework - Společný hodnotící rámec). Různorodý tým úředníků (vedoucí i řadoví zaměstnanci), vybraný vedením Magistrátu napříč všemi odbory, stanovil tyto 4 klíčové procesy na Magistrátu města Chomutova (dále jen magistrát):

  • proces služeb poskytovaných občanům - klientům, resp. všem zainteresovaným stranám (zastupitelům, organizacím zřízených statutárním městem apod.)
  • proces personální a vzdělávací politiky na magistrátu
  • proces spolupráce se strategickými partnery (banky, dodavatelé apod.)
  • proces tvorby čitelné “politiky“ magistrátu a jeho kultury

Naplňování vize a poslání magistrátu je proto koncipováno v těchto čtyřech základních rovinách.

NAPLŇOVÁNÍ VIZE A POSLÁNÍ MAGISTRÁTU MĚSTA CHOMUTOVA

1. Proces služeb poskytovaných občanům, respektive všem zainteresovaným stranám

1.1. Elektronizace magistrátu ve prospěch zlepšení služeb

  • rozšíření komunikace s občany prostřednictvím SMS a internetu, poskytování informací a služeb občanům těmito formami,
  • elektronizace zpráv do rady Statutárního města a zastupitelstva Statutárního města,
  • rozšíření GIS o další vrstvy a jeho využití pro všechny zainteresované strany,
  • vytvoření síťového kompatibilního informačního systému mezi všemi organizacemi zřízenými městem v oblasti hospodaření a evidence pohledávek,
  • platby poplatků a jiných závazků občanů prostřednictvím platebních terminálů,
  • postupná tvorba digitálního archivu města.

Dostupnost a komfort služeb na magistrátu

  • dokončit bezbariérové přístupy do všech budov magistrátu,
  • změna dispozičního řešení budov tak, aby občan měl související služby na jednom místě, t.j. maximálně možně zmenšit docházkovou vzdálenost mezi souvisícími službami,
  • zjednodušit orientačně informační systém na úřadě tak, aby byl přehledný pro všechny občany.

2. Proces personální a vzdělávací politiky na magistrátu

2.1. Profesionalizace a zvyšování kompetentnosti úředníků

  • do tříletého plánu vzdělávání každého úředníka zahrnout psychosociální výcvik v rozsahu minimálně 6 dní,
  • do tříletého plánu vzdělávání zahrnout vzdělávání v oblasti počítačové gramotnosti úředníka minimálně v rozsahu 3 dnů,
  • do tříletého plánu vzdělávání zahrnout minimálně jeden den vzdělávání v oblasti oblékání a společenského vystupování,
  • vlastní aktivitou zajistit vysokou úroveň školitelů s maximálním využitím vlastních prostor, využívat i distančních forem studia,
  • využít metody učení se od druhých (benchmarking) k získávání dalších zkušeností a dobré praxe v oboru.

2.2. Opatření v oblasti personální politiky

  • ve spolupráci s Úřadem práce maximálně možně využívat stážistů jako potencionálních nástupců pracovníků odcházejících do důchodu,
  • na posílení úseku provozních činností využívat nabídku Úřadu práce na veřejně prospěšné práce,
  • ve spolupráci s Okresní správou sociálního zabezpečení vést rok předem příslušnouosvětu spojenou s odchodem pracovníků našeho Magistrátu do důchodu,
  • vhodnými formami motivovat zaměstnance k loajalitě k našemu Magistrátu, vedení statutárního města,
  • vytvořit parametrické prostředí pro motivační způsob hodnocení úředníků v četnosti minimálně jednou za rok.

Proces spolupráce se strategickými partnery

Za strategického partnera lze v principu označit takového partnera, který se významným způsobem podílí na realizaci a naplňování cílů a vizí našeho magistrátu.

3.1 Prezentace a podpora strategických partnerů

Nejménějednou za rok zorganizovat vzájemnou prezentaci a poděkování strategickým partnerům Statutárního města včetně konkrétních ukázek jejich podílu na naplňování vizí a cílů magistrátu za přítomnosti médií.

3.2. Hodnocení spolupráce se strategickými partnery

Vytvořit databázi strategických partnerů a tuto každoročně formou Ročních rozborů hospodaření obnovovat, aktualizovat. V těchto rozborech vyhodnocovat jejich přínos na naplňování vizí a cílů magistrátu.

3.3. Poradenská činnost pro strategické partnery

Nejméně jednou ročně zajistit bezplatnou poradenskou činnost pro strategické partnery nebo jejich zaměstnance.

Proces tvorby čitelné politiky magistrátu a jeho kultury

Politika magistrátu musí jít ruku v ruce s Kodexem etiky zaměstnanců magistrátu a je nedílnou součástí Pracovního řádu.

Základními charakteristikami politiky a kultury Magistrátu města Chomutova jsou:

  • soustavná tvorba přívětivého prostředí pro občana jako klienta,
  • každodennímcílem musí být informovaný a spokojený občan,
  • vedoucí úředníci garantují u svých lidí maximálně profesionální přístup k občanům-klientům, popř. k dalším zainteresovaným stranám, včetně jejich vysoké loajality k magistrátu, což prakticky pro úředníky znamená:
  1. Trvale si udržujívysokou odbornou a profesní zdatnost.
  2. Diplomaticky a vstřícně vystupují vůči občanům, k zastupitelům a k dalším klientům (zástupcům organizací zřízených statutárním městem, zástupcům neziskových organizací apod.), a to podle hesla: "Učiníme maximum pro Vaši spokojenost".
  3. Dodržují zásady zastupitelnosti v době nepřítomnosti. Klient nesmí odejít v úřední době neodbaven - zvládat tyto situace i v neúřední den a hodinu. V úřední dny v době oběda nesmí dojít k situaci, aby na pracovišti (odboru), u kterého se očekává kontakt se zákazníkem (občan, zastupitel apod.), nikdo nebyl.
  4. Naplňují dobrý image magistrátu zejména vstřícným vystupováním, slušným oblečením a v úřední dny viditelně nošenou identifikační cedulkou.
  5. Vzájemně se informují o všech podstatných činnostech a dalších aktivitách statutárního města spojených s plněním důležitých strategických záměrů, dokumentů statutárního města (zdroj: intranet a organizační řád).