Náplň činnosti odboru vnějších vztahů

I. Postavení a funkce odboru

Na základě § 102 odst. 2 písmeno f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, o finanční kontrole a na základě usnesení č. 016/17 zřídila Rada města Chomutova Odbor vnějších vztahů.

II. Hlavní úkoly odboru

VEDOUCÍ ODBORU

Mimo úkolů vyplývajících z bodu 6.4. organizačního řádu odpovídá za aktualizaci dokumentů ZSMCH a RSMCH (řády, směrnice, zásady, pravidla), jejichž je odbor správcem

Oddělení vnějších vztahů

(v rámci samostatné působnosti)

Úsek zajišťuje co nejširší informovanost o práci volených orgánů města a o práci MMCH pro občany města i pro širokou veřejnost, zejména prostřednictvím publicistické činnosti. K tomuto účelu:

zajišťuje vydávání Chomutovských novin,
zajišťuje přípravu tiskových zpráv a jejich zveřejňování včetně zveřejňování na internetových stránkách města,
zajišťuje fotodokumentaci významných událostí,
zabezpečuje výkon funkce tiskového mluvčího města,
pořádá tiskové konference,
zajišťuje každodenní kontakt se sdělovacími prostředky,
podílí se ve spolupráci s informatiky na tvorbě, správě a aktualizaci internetových stránek města,
poskytuje administrativní a technickou podporu činnosti redakční rady Chomutovských novin,
spravuje agendu pro používání znaku, historického praporu a loga statutárního města Chomutova,
plní další úkoly v oblasti vztahů s veřejností podle pokynů vedení města.

Pro zajištění operativní informovanosti vedení města, případně vedoucích pracovníků MMCH i městem zřízených organizací úsek:

monitoruje denní tisk a zpracovává jeho denní přehledy,
archivuje získané informace pro případné pozdější využití,
zajišťuje účast svého pracovníka na jednáních rady města a zastupitelstva města, popřípadě i na dalších významných jednáních podle pokynů vedení města,

Oblast kultury a propagace

komplexně zajišťuje kulturní a společenské akce pořádané městem,
úzce spolupracuje s kulturními, sportovními a společenskými zařízeními ve městě (zřízenými jak statutárním městem Chomutovem, tak i soukromými agenturami, neziskovými organizacemi a spolky),
udržuje přehled o kulturních, sportovních a společenských akcí na území města,
úzce spolupracuje s komisemi při Radě statutárního města Chomutova,
zajišťuje ucelenou agendu v oblasti cestovního ruchu,
zajišťuje propagaci města, zhotovování propagačních materiálů města a hospodaření s nimi,
organizačně a technicky zajišťuje přípravu a provedení setkání vedení města s občany,
zajišťuje v případě potřeby primátora, jeho náměstků a tajemníka MMCH přípravu podkladů pro jednání, koncepty dopisů a projevů, překlady cizojazyčné korespondence.

Oddělení veřejných zakázek

pro všechny složky magistrátu zajišťuje kompletní proces veřejných zakázek na výběr zhotovitelů dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon“), pro služby, dodávky a stavební práce hrazené z rozpočtu statutárního města Chomutova,
zajišťuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách ve Věstníku veřejných zakázek a Úředním věstníku EU způsoby, které jsou stanoveny Zákonem a vyhláškou č. 168/2016, o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele (dále jen „vyhláška“),
je finálním zpracovatelem návrhu zadávacích podmínek pro vyhlášení veřejné zakázky dle Zákona pro jednotlivé odbory MMCH, které jej následně předkládají rozhodujícímu orgánu RSMCH ke schválení,
plní administrátorskou funkci při zadávacích řízeních; referenti oddělení veřejných zakázek zhotovují protokoly a dokumentaci k zadávacím řízením veřejných zakázek,
uveřejňuje uzavřené smlouvy nebo odkazy na zveřejnění smluv v registru smluv dle podmínek Zákona,
referenti oddělení veřejných zakázek předkládají návrhy na jmenování členů komisí ke schválení vedení města,
referenti oddělení veřejných zakázek zpřístupňují doručené elektronické nabídky v rámci zadávacích řízení dle Zákona, svolávají hodnotící komise, předávají nabídky ustanoveným členům komisí k posuzování a hodnocení, zajišťují průběžnou dokumentaci k jednáním v souladu se Zákonem,
je zpracovatelem důvodových zpráv na základě výsledků jednání hodnotících komisí pro jednotlivé odbory MMCH, které jej následně předkládají rozhodujícímu orgánu RSMCH ke schválení výběru dodavatelů a uzavření smlouvy s uchazeči, kteří podali ekonomicky nejvýhodnější nabídky,
administruje ukončení zadávacího řízení včetně procesu uzavření smlouvy,
zajišťuje kompletní dokumentaci o veřejné zakázce, její elektronickou archivaci a fyzické předání odboru, který vznesl požadavek na administraci veřejné zakázky dle Zákona,
podílí se na administraci změn k uzavřeným smlouvám a zajišťuje povinnosti zveřejnění nepodstatných změn dle Zákona,
zajišťuje poradenskou činnost odborům a organizacím města při administraci veřejných zakázek v elektronickém nástroji E-ZAK Chomutov,
podílí se na koordinaci zadávání veřejných zakázek při naplňování strategických dokumentů statutárního města Chomutova včetně vazeb na rozpočet města, úvěry a nadnárodní zdroje financování (dotační tituly),
organizačně se podílí na tvorbě a aktualizaci směrnice a vzorových příloh pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, které realizují samostatně odbory MMCH, organizační složky a jiné právnické osoby zřizované městem,
organizačně se podílí na tvorbě a aktualizaci směrnice a jejich příloh pro zadávání veřejných zakázek dle Zákona, které administruje oddělení veřejných zakázek, organizační složky a jiné právnické osoby zřizované městem,
sleduje aktualizace Zákona, jeho vyhlášek a nařízení vlády k Zákonu a připravuje návrhy k aktualizaci směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a směrnice pro zadávání veřejných zakázek,
spolupracuje s právním úsekem města a příslušnými odbory ve všech fázích přípravy a administrace veřejných zakázek dle Zákona,
oslovuje oborové externí odborníky k účasti v hodnotících komisích,
spolupracuje s externími odborníky při administraci veřejných zakázek,
v rámci možností sleduje rozhodnutí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže a referenti se průběžně vzdělávají v problematice zadávání veřejných zakázek,
využívá interních i externích právnických služeb v případě řízení o přezkoumání úkonů zadavatele Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže,
spolupracuje s odborem informačních technologií na aktualizacích a modernizacích elektronického nástroje E-ZAK,
referenti se zapojují do členství v profesních platformách zabývající se veřejným zadáváním a přenášejí příklady dobré praxe do veřejného zadávání v rámci veřejných zakázek statutárního města Chomutova.

Oddělení městského informačního centra

Úsek zajišťuje informovanost obyvatel, turistů a návštěvníků města především v oblasti turistických a cestovatelských záležitostí a aktuálních kulturně společenských akcích na území města a v okolí. Podílí se na městské koncepci cestovního ruchu.

podává informace obyvatelům a turistům o městě, turistických atraktivitách a zajímavostech ve městě a okolí, informuje o prohlídkových okruzích,
podává informace o ubytování, stravování,
podává informace o kulturních a společenských akcích ve městě a okolí,
prodává vstupenky na kulturní akce, reklamní a propagační předměty města,
spolupráce při tvorbě propagačních materiálů týkajících se statutárního města Chomutova a jeho okolí
zajišťování zpracování podkladů k projednání návrhů a marketingových strategií v příslušných orgánech města a s dalšími relevantními partnery,
zpracování podkladů pro vypisování veřejných zakázek spadajících do gesce odboru vnějších vztahů (propagace a marketing v rámci cestovního ruchu), především zajištění technické specifikace zakázek,
spolupráce na přípravě podkladů a realizaci financovaných z dotačních zdrojů,
spolupráce s IC v rámci Brány do Čech – Dolní Poohří a Krušné hory a příhraniční oblasti,
spolupráce na průběžném vyhodnocování naplňování koncepčních dokumentů týkajících se marketingu cestovního ruchu a navrhování projektů v oblasti cestovního ruchu k realizaci,
zastupování na výstavách a veletrzích cestovního ruchu,
kontrola a plnění redakčních systémů, webu a dalších komunikačních nástrojů
tlumočnická a překladatelská činnost (AJ, NJ) v rámci zajištění provozu IC a OVV
korespondence se zahraničními klienty a partnery města Chomutova
skladové hospodářství materiálu a zboží OVV.

III. Ostatní úkoly

Odbor vyhotovuje směrnice a metodické pokyny v souladu se strukturovanou dokumentací MMCH a v souladu s touto náplní.

Přehled právních předpisů vztahujících se k odboru vnějších vztahů:

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích
Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů
Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech
Zákon č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí
Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování podpisů a listin
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů